14/8/2020

KURUMSAL İNOVASYONU YAPILANDIRIN! İLETİŞİM KANALLARI VE FİZİKİ MEKÂN ETKİSİ

CIRCLE'LARDAN GELENLER

 Xnovate Circle, 19-2

Buse Hıdıroğlu, Melike Ocak

 

İnovasyon, gelişen ve hızla değişen dünyada kurumlar için rekabet üstünlüğü sağlayabilmenin en güçlü yoludur. Bu yolda en iyi şekilde yürüyenler ise tecrübeleri sayesinde inovasyonu başarı ile gerçekleştirirler. İnovasyonu yeni bir ürün ve süreç geliştirme veya yeni bir organizasyonel yönetim olarak ele alan kurumlar sektörde avantaj sağlama imkanına sahip olurlar. Yenilik yapma hedefinin olması kurumların etkinliğini ve performansını artırmaya yardımcı olur. İnovasyonu hem yeni teknolojilere hem de yeni iş yapma yöntemlerine erişim olarak gören kurumlar inovasyon ile kapasitelerini geliştirebilir, insan kaynağını yetiştirebilir ve pazar payında söz sahibi olabilir. Bu nedenle firmaların bu konuyu ciddiye almaları ve bünyelerinde inovasyona en uygun zemini hazırlamaları gerekir. Bu zemini hazırlarken kurumlar tüm unsurları değerlendirmeli ve kendi iç dinamiklerine en uygun olan yolu seçmelidir. Fakat günümüzde kurumlar bu süreçlerde bazı kurumsal engeller ile karşılaşıyorlar. Kurumsal yapıların içerisinde sıkça karşımıza çıkan iletişim kanallarının yetersizliği ve fiziki mekân altyapı sorunları gibi problemler ile parlak fikirler ve güçlü projeler kayboluyor. Böylece birçok kurum hem olası projelerin önünün kesilmesi tehdidi hem de çalışan motivasyonunun düşmesi ile karşı karşıya kalıyor.

 

Bu nedenle kurumlarda inovasyon sürecinin başarılı bir şekilde uygulanıp yönetilebilmesi için bu süreçte ortaya çıkan kurumsal engelleri ortadan kaldırmak gerekmektedir.

 

Kurumsal inovasyonun motivasyonu ve iletişimi artırma konusunda önündeki iki engel:

 

1- İletişim kanallarının yetersizliği

2- Fiziki mekân altyapı sorunları

 

1- İletişim Kanallarının Yetersizliği

 

Kurumsal inovasyon için en önemli unsurlardan biri iletişimdir. Günümüzde inovasyon, iletişim kanallarının kuvvetli olduğu durumlarda gerçekleşir. İletişimi zayıf organizasyonel yapılar bürokratik engelleri ifade eder. Kurumların inovasyonu gerçekleştirirken yaşadıkları bürokratik engeller süreci yavaşlatır, çoğu zaman da inovasyonu gerçekleşmeden bitirme noktasına getirir. Kurumlardaki hiyerarşik yapılar çözüm mekanizmalarını zorlaştırır. Dolayısıyla inovasyon süreçleri aksamalar ve engeller nedeniyle karmaşık bir yapı ile karşı karşıya kalır. Bu nedenle yönetim desteği son derece önemlidir. Çünkü yönetimin desteğini alan ekipler süreçlerinde daha rahat ve yaratıcı olma imkanına sahiptir. Daha hızlı ve pratik olma durumunu gerektiren inovasyon süreçleri işlerin alt seviyelerde de çözülebilmesi anlamını taşır. Bunun için de akıcı ve serbest bir iletişim gerekir. Bu ortamın yaratılması ise yönetimin ekiplere inisiyatif vermesi ile mümkün hale gelecektir. Bu ortamları sağlayacak çözümleri sistemlerine entegre eden yapılara günümüzde rastlamak ve farklı firmalardan farklı iletişim kanalı örnekleri vermek mümkündür. Örneğin, Google bu kurumların başında yer alıyor. İletişimi kuvvetlendirecek her türlü çözümü ve yapıyı merkezlerinde uygulayarak inovatif ekiplerini güçlü hale getiriyorlar.

 

Farklı uygulamalar ve kanallar kurumlardaki çalışanların daha hızlı ve pratik iletişim kurabilmeleri için birer araç olarak kullanılıyor. Günümüzde hala sıkça kullanılan fakat etkisini günden güne yitiren e-posta kullanımının azaldığından bahsetmek mümkün. İlerleyen dönemlerde e-postanın yerini daha çok verinin paylaşılmasına sınırsız oranda izin veren Slack uygulamasının alması söz konusu olabilir. Slack uygulamasını kullanan kişilerin oranı her yıl %100 artmakta. Slack kullanan kurumların e-posta hacimlerinin %49, toplantı oranlarının ise %25 azaldığı gözlenmiştir. Bununla birlikte verimlilikleri ise %32 artmıştır. Bu uygulama, değişen teknolojilere ayak uyduran bir iletişim aracı haline geldiği için kurumların da bu kanalı aktif kullanmaları iletişimi kuvvetlendirecek ve bazı hiyerarşik süreçleri ortadan kaldıracaktır. Bu sayede de kurumsal inovasyonun önündeki iletişim engeli kendiliğinden aşılmış olacaktır.

 

Bahsi geçen oranlar kurumlar için azımsanmayacak kadar önemli oranlardır. Bunun yanında video konferans uygulaması olan Zoom’dan bahsetmek de yerinde olacaktır. Bu uygulamanın aralık ayında yaklaşık 10 milyon olan günlük kullanıcı sayısı nisan ayında 300 milyona yükselmiş bulunuyor. Uzaktan çalışma, home-office gibi sanal çalışma ortamı ihtiyacının arttığı son dönemlerde oldukça popüler olan bu uygulama, iletişimin kolaylığı açısından pek çok fayda sağlıyor. Bahsi geçen tüm bu uygulamaları kullanan kurumların diğerlerinden bir adım önde olacağı kesin görünüyor.

 

İletişimi kanallara ayıran kurumlar inovasyon süreçlerinde daha odaklı olmayı sağlayabiliyor. Böylece çalışanlar direkt iş süreçlerinde yer aldıklarını hissederken, yaptıkları işin görünürlüğü ile de motivasyon kaynaklarını canlı tutabiliyor. Zaman kaybına ve verimsizliğe imkân vermeyen bu tarz kanalların yaygınlaşması kurumsal inovasyonun önündeki engelleri yıkma konusunda rol alıyor. Bir nevi farklı zamanlarda, uzaktan çalışabilme ve takım olabilme imkânı ile süreçlerin yürütülmesi ve yönetilmesini kolaylaştırıyor. Bunlara ek olarak MS Teams, Cisco Webex, Trello, Basecamp gibi pek çok benzer uygulama ve aracı sistemden bahsetmek mümkündür.

 

Kurumlardaki inovasyon süreçlerinde karşımıza çıkan engeller sadece insanların bir araya gelmesi ile çözülecek süreçlerdir. Bir araya gelme durumunu artık daha atik bir şekilde teknolojinin desteği ile gerçekleştirenler ise kurumsal inovasyon engellerini ortadan kaldırmayı başarabilir. Kurumsal yapılar iç süreçlerini değerlendirerek kendi süreçleri ile uyumlu daha kolay, daha hızlı ve pratik olan iletişim kanallarını kullanmalılar. Böylece kurumsal inovasyon daha verimli bir zaman diliminde gerçekleşebilir.

 

2- Fiziki Mekân Altyapı Sorunları

 

“İnovasyonu teşvik etmek ister misiniz? Çalışma alanınızla işe başlayın!”

Harvard Business Reviewda da bahsedildiği gibi: İnovasyon, iş başarısının “gizli sosu”dur. Bu gizli sosun nasıl hazırlanacağı konusunda ise çoğu firmada belirsizlikler mevcut. Bu belirsizlikleri gidermeye, çalışma alanlarında yapılacak değişiklikler ile başlanabilir. Çalışma ortamlarındaki dokunuşların yenilikçiliği artırmadaki etkisi gün geçtikçe daha görünür hale geliyor. Fakat, çalışma alanı tasarımlarında yalnızca son trendleri takip etmek işe yaramaz. Bu alanları inovasyona ilham vermek ve teşvik etmek için bir araç olarak kullanmak, stratejik vizyon ve kapsamlı araştırma gerektirir.

 

Çalışma alanları, belirli performans sonuçları üretmek için tasarlanabilir. Örneğin, bazı alanlar ana hedef olarak üretkenliğe sahipken diğerleri inovasyonu artırmak veya inovasyon ile üretkenliği birleştirmek için var olabilir. Şirketler, konsantre çalışma için sessiz alanlar tasarlamanın yanı sıra iş birliğini destekleyen açık ve ilham verici alanlar yaratarak fikirlerin paylaşılması konusunda çalışanların teşvik edildiği ortamlar oluşturabilir. Tüm bunlar organize edilirken bilgi aktarımı ile inovasyonun doğru orantılı olduğunu unutmamak şirketlere yol gösterici bir fener olacaktır.  İnsanları çalışma alanlarında bir arada tutmak, onlara iletişim ve bağlantı kurmak için yeni nedenler vermek çalışanlar arası iş birliği potansiyelini artırır. Bu nedenle, açık ofisler bilgi paylaşımı ve desteği için ideal bir ortam sağlar. Daha deneyimli iş arkadaşlarından tavsiye almak isteyen genç çalışanlar, daha az tereddütle daha kolay etkileşim sağlayabilecekleri bir çalışma alanı tasarımından yararlanabilir. Örneğin uluslararası firmalardan birkaçı artık sadece yönetici konumundaki kişilerin kendilerine ait çalışma odaları olacak şekilde ofislerini dizayn ediyorlar. Tüm ofis alanları çalışanların birbirini göreceği ve hızlı iletişim kurabileceği kübikler şeklinde dekore ediliyor. Hatta aynı departman çalışanlarının süreçlerde bir aksaklık yaşandığında hızlı aksiyon alabilmeleri için aynı masada oturmaları planlanıyor.

 

Aynı zamanda açık ofislerde çalışanların diğer insanları rahatsız etmemek adına özel konuşma veya toplantılarını yapabilmeleri için tasarlanan küçük telefon kulübeleri bulunuyor. Bu da çalışanların hem rahat etmelerini hem de açık ofisin içinde kendilerine ait bir çalışma alanı yaratmalarını sağlıyor. Sadece açık ofis alanları içerisinde değil artık kurumlar çalışanlarının mola zamanlarını kaliteli geçirebilmeleri için relax room adı verilen tasarımlar ile ofislerine küçük odalar ekliyorlar. Farklı ve özgün tasarımlara sahip olan bu alanlar çalışanların motivasyonu ve yaratıcılığı konusunda büyük önem taşıyor. Çalışanların verimliliği ve iş motivasyonunu artırmak için ofislerin rahatlık ve güven duygusunu verecek şekilde keyifli bir ortama dönüştürülmesi gerekiyor.

 

Yüksek performans gösteren firmaların, kuruluş içindeki mevcut bilgi kaynağından yararlandığı ve şirket içi bilgi aktarımını kolaylaştıran ortamlar yarattığı artık çoğunluk tarafından biliniyor. Artan bu farkındalık ile şirketlerin kendi gizli soslarına en hızlı şekilde ulaşma ihtiyaçları gün geçtikçe artıyor. Dolayısıyla şirket yöneticileri, çalışan ihtiyaçları ile alan tercihleri konusunda kapsamlı araştırmalara yatırım yapmalı ve çalışma alanı tasarımı hakkında çalışanların söz sahibi olmasını sağlamalı.

 

 

“İnovasyonun açık ve işbirlikçi doğası tasarımın doğasını değiştirir.”

Kaynaklar:

 

https://www.academia.edu/2444707/Inovasyon_Direnc_ve_Iletisim_Kavramsal_Bir_Tartisma_Bulut_Cagri_ve_Arbak_Hande_

https://hbr.org/2009/12/the-innovators-dna

https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/0883902685900060

https://www.steelcase.com/research/articles/topics/innovation/how-place-fosters-innovation/

https://www.servicefutures.com/want-to-foster-innovation-start-with-workspace

Diğer Yazılar